Jedes Subportal hat in der Regel einen oder mehrere Bereiche die ohne Passwort zugänglich sind. Diese Bereich bestehen aus Webseiten, Bibliotheken zur Ablage von Dokumenten, Listen und Arbeitsbereichen. Jedem Subportal sind Gruppen mit unterschiedlicher Zugriffsberechtigung zugeordnet. Die folgenden Zugriffsberechtigungen sind vorgefertigt verfügbar:
- Anonym
- Teilnehmen (kann Daten in vorgegebene Listen eingeben und erhält personalisierte Anzeigen)
- Entwerfen (kann Webseiten erstellen und verändern)
- Vollzugriff (kann alle Administrationsfunktionen des Portals bedienen)
- Besitzer (kann Rechte vergeben z.B. Administratoren definieren)
Der Zugriff kann Anonym erfolgen, das heißt man kann ohne Identifikation ( mit Benutzername und Passwort) auf Informationen und Funktionen zugreifen. Meist wird der anonyme Zugriff auf Lesen beschränkt. Ein Portal, das anonymen Zugriff erlaubt funktioniert weitgehend wie eine Website, deren Inhalt mit einem Content Management System kontrolliert wird. Damit können viele unterschiedliche Autoren Inhalte für die Website liefern. Das Portal unterstützt auch typische Workflows wie Entwerfen, Prüfen, Freigeben. Es wird kein Webdesign System wie z.B. MS Sharepoint Designer benötigt.