Zum Hauptinhalt wechseln
Portaleco Logo

Tips & Tricks

Suche starten
Evaluation Home
Tipps Home
  

Tipps und Tricks für die Sharepoint Nutzung
Handy Browser für Sharepoint
Im Moment kann nur der Opera Mini 4.0 Browser für Sharepoint empfohlen werden. Aber auch bei diesem Browser gibt es vereinzelt Probleme bei der Seitendarstellung und beim Login (abhängig von Sharepoint Version und Provider).
eMail Adresse mit Java Script verschlüsseln
Es wird nicht empfohlen eMail Adressen direkt als HTML String auf Webseiten einzugeben, da diese Adressen gern von Spammern benutzt werden. Als eine eine einfache Schutzmaßnahme kann man die eMail Adresse mit einem  kleinen Java Script aus zwei Substrings erstellen. Beispiel:
 
<SCRIPT TYPE="text/javascript">
  emailE=('mailto:infox@' + 'portaleco.eu') 
  document.write(
    '<A href="mailto:' + emailE + '">'
    + emailE + '</a>'
  )
</SCRIPT>
 
Dieses kleine Script kann man mit dem Content Editor in ein Inhalts-Editor-Webpart  einbetten und die gewünschte eMail Adresse anstatt der fiktiven Adresse  infox@portaleco.eu einsetzen.
 
Dieser Trick ist allerdings nur gegen "einfache" Spam Attacken wirksam.
 
MOSS Listen (Ankündigungen) in HTML Seite anzeigen
Sicherheitsmaßnahmen in manchen Firmen verhindern, dass MOSS aspx Seiten im Firmennetz angesehen werden können. Manchmal wird auch im Browser die Verwendung von Active X Controls nicht gestattet. Damit kann man die Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg wohl vergessen. Besonders können die Mitarbeiter die Ankündigungen z.B. von Berufsverbänden usw nicht einsehen. Sinn und Unsinn dieser Sicherheitsmaßnahme zu diskutieren, macht für Betroffene wohl wenig Sinn.
 
Mit folgender Methode kann man aber MOSS Listen z.B. über anstehende Termine, neue Dokumente usw als HTML Seite zur Verfügung stellen. Man verwendet eine externe Website mit RSS Feed Generator, die MOSS RSS Feeds in Java Script umwandelt wie z.B.
 
Die Adresse des MOSS RSS Feeds erhält man -> Anzeige der Liste -> Aktionen -> RSS Feed anzeigen -> Feedeigenschaften anzeigen und dann die Adresse (links oben) kopieren. Diese Adresse in den RSS Feed Generator eingeben. Die Optionen HTML (yes) und UTF-8 (nicht selektiert) müssen richtig gesetzt werden.
-> Generate Java Script
 
Das generierte Java Script kopiert man nun in eine mit einem beliebigen Editor erstellte HTML Seite. (Achtung MOSS genriert immer aspx Seiten und kann hierfür nicht verwendet werden!) Ich verwende z.B. FrontPage zum kreieren der HTML Seite. Man kopiert dann den generierten Java Script String in die HTML Seite ein. Damit die Umlaute richtig gezeigt werden muss die Zeile  

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">

vor und nach dem generierten Code einkopiert werden.
 
Jetzt kann man die HTML Seite mit Preview prüfen und dann abspeichern. Anschließend die HTML Seite und alle Komponenten in eine Portal Bibliothek hochladen.  
 
Damit können auch Benutzer, die nur auf externe HTML Seiten zugreifen können, die neuesten Nachrichten aus dem Portal ansehen.
 
Wesentlich eleganter wäre es natürlich wenn MOS ene solche Funktion eingebaut hätte. Mit PHP scheint das wenig Probleme zu machen.
Subsites erstellen mit Layout(Master) der Main Site
Hat man mühselig eine Master Seite mit dem eigenen Layout erstellt, so wird man sehr enttäuscht sein, wenn man feststellen muss dass es beim Erstellen[Create] einer Sub-Website keine Möglichkeit gibt, den Layout (Master) der übergeordneten Website zu übernehmen. Es wird beim Erstellen einer Website immer der Master der MAIN Website verwendet.  Will man den Layout der übergeordneten Website verwenden, so muss man das von Hand machen. Hierfür die Master Bibliothek der Top Website anzeigen 
-> Websiteaktionen -> Websiteinstellungen -> Masterseiten. Danach wählt man bearbeiten (drop down box) default.master und klickt  Senden An. Danach wählt man Kopie herunterladen und legt die Datei in einem Ordner auf dem eigenen PC ab. Es ist sowieso eine gute Idee für alle Portal Einstellungen einen Backup auf dem eigenen PC zu machen. Eventuell müssen noch zusätzliche Bilder usw die im Master verwendet werden heruntergeladen werden.
 
Anchließend geht man in die neue erstellte Website und öffnet wie oben die Master Bibliothek. Danach lädt man den neuen default.master und eventuell zusätzliche Daten in die Master Bibliothek hoch. Der existierende Master wird dabei durch eine neue Version ersetzt.  
 
Heather Solomon beschreibt wie man das automatisch machen kann, wenn man den Sharepoint Server selbst administriert. Diese Option hat man aber nicht, wenn man Sharepoint von einem Hoster benutzt wie dieses Portal.
Benutzer Auswahl über eMail Adresse - Problem
Will man einen Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen, so kann man dies u.a. über Benutzername (Sharepoint intern) oder eMail Adresse machen.  Nun kommt es häufig vor, dass ein Benutzer mehrere Rollen im Portal hat z.B. Site Designer für die Site und gleichzeitig z.B. Stellvertreter des Abteilungsleiters. Diese Rollen bildet man in zwei unterschiedlichen Benutzernamen ab. Dabei wird aber die gleiche eMail Adresse verwendet. Verwendet man nun die eMail Adresse, so ist es reiner Zufall welcher Benutzer von Sharepoint ausgewählt wird. Man sollte also immer nur mit dem internen Sharepoint Benutzer Namen arbeiten. 
Sharepoint Interne und Externe Adressen
Schaut man sich die Sharepoint Adressen an (Eigenschaften), so fehlt bei ASP.Net der Zusatz .aspx Das ist in Windows File Systemen so üblich. Im Web benötigt man aber komplette externe Adressen - man muss also an die im Portal gezeigte Adresse .aspx anhängen, wenn man die Adresse extern verwenden will. In der Regel werden vom Browser nur die Typen htm oder html automatisch ergänzt. Es wird empfohlen für externe Referenzen nur die komplette Adresse, wie sie im Browser angezeigt wird, zu verwenden.
Seiten Adresse bei Site Redirect
Häufig möchte man von einer bestehenden Website auf ein Portal umsteigen und dabei den Benutzern ihre bisher gewohnte URL für den Einstieg belassen. Also z.B. www.portaleco.eu/evaluation
 
Hierfür kann man z.B. die Frame Weiterleitung bei seinem Provider benutzen. Dann wird im Portal nur die Weiterleitungsadresse im Adressfeld des Browsers angezeigt. Das hat den Vorteil, dass dann die Benutzer auch nicht die die kryptischen Adressen der Sharepoint Seiten verwirrt werden. Will man jedoch eine Referenz auf eine bestimmte Adresse setzen muss man die Adresse der verwendeten Seite verwenden. Die Seiten werden bei diesem Portal links oben oberhalb des Portaleco Logos angezeigt. Durch Anklicken der letzten Seite mit der echten Maus kann man mit den Windows Grundfunktionen die Adresse einsehen oder kopieren.     
Rich Text Editor Probleme
Der neue Rich Text Editor ist wesentlic verbessert gegenüber der Sharepoint 2003 Version - er ist in etwa State of the Art. Probleme in meiner Version:
1) Text wird beim Öfnnen nicht immer angezeigt. Fix: Hier hilft in der Regel Editor schließen und neu öffnen. Neim 2. Versuch hat es bis jetzt noch immer geklappt.
 
2) Wenn man einen Text recht lange editiert (oder mal zwischendurch etwas Reseach für den Text macht) gibt es  einen Portal Timeout und man kann den Text nicht mehr speichern (Timeout ist Abhängig von der Installation des Portals und wird vom Admin in der Regel zu kurz gesetzt!)
Fix: Text kopieren (2. Symbol von links - schwer erkennbar) - neu ins Portal einloggen - Editor wieder öffnen - kopierten Text einfügen (3. Symbol von links).
 
Die Symbole im Editor sind nicht besonders gut. Es empfiehlt sich mit dem Cursor über die Symbole zu fahren und den Help Text zu lesen!
 
 Achtung: Microsoft bietet für andere Browser (Firefox, Opera ) einen speziellen Rich Text Editor an. Man kann also davon ausgehen, dass der Standard Editor nur mit Internet Explorer funktioniert!
Bilder und Dokumente für Gesamtportal
Sharepoint bietet sehr viele Möglichkeiten Berechtigungen für Subportale, Dokumente, Webseiten usw zu verwalten. Da kann man leicht ins Schleudern kommen - speziell wenn man ohne klare Strategie Berechtigungen erteilt. Es empfiehlt sich eine klare Strategie.
  1. Berechtigungen generell auf Subportal/Website Ebene vergeben - wenn möglich immer das Lesen für anonyme Benutzer zulassen.
  2. Begrenzter Zugriff für Gruppen möglichst nur auf Subportal/Website Ebene
  3. Zugriffe möglichst nur für Gruppen. Da erspart man sich bei einer Änderung viel Arbeit.
  4. Elemente, die immer wieder im Portal verwendet werden z.B. Logos, Bilder, Standard Texte in für alle anonymen Besucher zugänglichen Bibliotheken ablegen
  5. Getroffene Maßnahmen in einem Admin Blog dokumentieren! 
  6. Sicherheit bedeutet zuerst den Zugriff der Benutzer sichern und erst in zweiter Linie unberechtige Besucher aussperren!
Sharepoint Benutzer löschen
Will man einen Benutzer löschen, so muss man zuerst den Benutzer in allen Benutzer- und Gruppenlisten löschen. Das ist ziemlich mühsam. Macht man dies nicht, so wird der Benutzer zwar formal gelöscht (erscheint auch nicht mehr in der Liste der Benutzer) - er ist aber immer noch im Sharepoint Directory. Das merkt man dann, wenn man einen neuen Benutzer mit gleichem Namen anlegen will (das ist bei Sharepoint 2007 im Moment die einzige Methode das Passwort des Benutzers zurückzusetzen!). Dann sagt das System nämlich "Benutzer bereits vorhanden ... "  und legt den neuen Benutzer nicht an. Auf diese Weise wird selbst unbedarften Benutzern klar gemacht, welche wichtige Rolle das Identity Management in Web 2.0 Anwendungen spielt. 
1 - 10 Weiter

 Blog Sub Portal

Dies ist ein Beispiel für ein Blog Subportal. Zum eigentlichen Blog können beliebige andere Funktionen mit Webparts hinzugefügt werden.  

 ‭(Ausgeblendet)‬ Administratorhyperlinks